זימון ותיאום פגישות ודיונים ופגישות בהתאם להנחיית הממונה ובתיאום עם הגורמים ברכבת ו/או גורמי חוץ.
ביצוע ניהול יומנים, מענה לטלפונים, הודעות דוא"ל ופניות מגורמי פנים וחוץ.
רישום וריכוז הודעות, תזכורת ומטלות והעברתן לנמען הרלוונטי.
ניהול מעקב אחרי החלטות, מסמכים וכל אשר יידרש עי הממונה
תיאום אירועים ופעילויות של האגף
כתיבה וניסוח מסמכים
תיאום ומעקב אחר משימות שוטפות תוך עמידה ביעדי לו"ז מוגדר
הכנה והפקת דוחות בתחום פעילות האגף וככל ויידרש עי הממונה
הכנת מצגות, לרבות ריכוז חומרים לפגישות
ניהול, ריכוז ותיעוד וזמינות המידע שבאחריות האגף במערכות המידע
?ממשקי עבודה שוטפים עם גורמי חוץ ופנים בהתאם לתחומי האחריות
?דיווח שוטף ו/או כל פי דרישה לממונה
?ביצוע מטלות נוספות לפי הנחיות הממונה.
דרישות:
דרישות סף:
בעל/ת בגרות מלאה לפחות.
ניסיון של שנתיים לפחות בתפקידי מזכירות/ אדמיניסטרציה במהלך 10 השנים האחרונות, הכולל: ניהול יומן, תיאום פגישות, תיאום ביו ממשקים רבים ושונים, מעקב ובקרה אחר משימות
שליטה מלאה ב-OFFICE כולל: הכנת מצגות ועבודה עם Excel.
כושר ביטוי בכתב ובעל פה בעברית ברמה טובה
יתרונות:
בעל/ת תואר ראשון
כושר ביטוי בכתב ובעל פה באנגלית ברמה טובה
**למטרת ייצוג הולם ברכבת ישראל, בגיוס למשרה זו תינתן עדיפות למועמדים הבאים: בני האוכלוסייה הערבית, הדרוזית, מי שהוא או שאחד מהוריו נולדו באתיופיה, נשים, בני האוכלוסייה החרדית, אנשים עם מוגבלות משמעותית כהגדרתה בחוק שוויון הזדמנויות לאנשים עם מוגבלות, התשנ"ח - 1998 ונכי צה"ל המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
