למכללה דרוש/ה מזכיר/ה בלשכת הנשיאה
תיאור התפקיד:
אחריות על יומנו של מנכ"ל המכללה.
סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף - מענה לטלפונים, מענה למיילים, דואר, הכנת חומר לישיבות, קשר עם היחידות הפנימיות במכללה, קבלת קהל, רישום פרוטוקולים, תיוק במחשב, הפצת מכתבים בהתאם להחלטות וכו'.
אחריות רכש: כולל SAP , UPS , ציוד מתכלה ללשכה וכד'.
ארגון לוגיסטי של ישיבות ופגישות, כולל אחריות על חניות עבור אורחי הלשכה (עבור כל יומני הלשכה- נשיאה, מנכ"ל, סגן נשיאה), כיבוד ומלאי, הכנת חומרים לפגישות , מיקום, סידור החדר.
אחריות על כתבי מינוי.
אחריות אדמיניסטרטיבית על תוכנית הנשיאה למצוינות.
טיפול במבקרים/משלחות רשמיות ארגון הביקור וביצועו.
סיוע למנהלת הלשכה לטובת תיאומי פגישות וביקורים מול הממשקים הפנים ארגוניים: מסמכים- החתמות, הדפסות, סריקה של חומרים רלוונטיים תיוק במחשב, גריסה ועוד.
סגירת הלשכה לפחות פעמיים בשבוע עבודה עד השעה 18:00.
תיאום מ ועדים לישיבות וועדת השקעות, כספים וביקורת.
מילוי מקום של מנהלת הלשכה לפי הצורך.
פרויקטים מיוחדים לפי הצורך.
סיוע במטלות נוספות, בהתאם לדרישת הממונה.
כפיפות ארגונית: מנהלת לשכת הנשיאה
היקף העסקה: משרה מלאה (42 שעות שבועיות), מתוכם פעמיים בשבוע 09:30 עד 18:00 (ניתן להתחיל ב 10:00) נדרשת נכונות לעבוד בגמישות בשעות העבודה השבועיות.
תחילת העסקה: מיידית.
דרישות:
בעל/ת תואר אקדמי מוכר ממוסד מוכר להשכלה גבוהה.
ניסיון אדמיניסטרטיבי מוכח ברמת ניהול משרד.
שליטה מלאה בתוכנת ה Office, יכולת לימוד של תוכנות מחשוב חדשות.
עברית ברמה גבוהה מאוד.
אנגלית ברמה גבוהה, לרבות יכולת כתיבה.
יחסי אנוש מעולים, ייצוגיות ותודעת שירות.
בעל/ת יכולת לעבוד בצוות ובאופן עצמאי.
בעל/ת אחריות ומחויבות יכולת שמירה על דיסקרטיות.
יכולת עבודה בלחץ ובריבוי משימות.
בעל/ת יכולת למידה, יוזמה אישית, "ראש גדול". המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.