דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה איש ניהול משרד בסביבת עבודה חדשנית ודינמית

עוזר/ת אישי/ת ומנהל/ת משרד (בדגש על קשרי אורחים)
מיקום: תל אביב
עלינו:
אנו סוכנות השכרות לטווח קצר עם ניסיון של למעלה מ-12 שנים בניהול דירות יוקרה עבור לקוחות מכל העולם. לאחר כמה שנים מאתגרות שבהן ניווטנו אתגרים כמו הקורונה והמלחמה האחרונה, החברה שלנו צומחת שוב ואנו בונים מחדש את הצוות שלנו עם אנשים חרוצים, מסורים ומונעים שיעזרו לנו להעניק את השירות הטוב ביותר.
כחברה קטנה ודינמית, אנו מחפשים מישהו/י שמשגשג/ת בסביבה מהירה ונלהב/ת לתרום להצלחתנו. מדובר בתפקיד לאנשים חרוצים שמוכנים להשקיע מעל ומעבר.
אנו מחפשים מועמד/ת שיכול/ה להתחיל מיד או בתחילת אפריל, ורצוי שיהיה/תהיה זמין/ה גם במהלך חג הפסח.
תחומי אחריות עיקריים:
ניהול משרד: טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות כמו עיבוד תשלומים, ניהול חשבוניות, תשלום חשבונות ופיקוח על נושאים מנהליים הקשורים לדירות שבניהולנו.
קשרי אורחים: תקשורת עם לקוחות ואורחים בינלאומיים כדי להבטיח חוויית אירוח חלקה. כולל עבודה עם תוכנות הזמנות לאישור הזמנות ומתן שירות לקוחות.
תמיכה ניהולית: סיוע למנכ"ל במשימות משרדיות יומיומיות, לרבות תיוק וארגון מסמכים חשובים של החברה.
משימות נוספות: עבודה כחלק מצוות קטן ומתפתח כדי להבטיח שהתפעול העסקי וחוויית האורחים יתנהלו בצורה חלקה.
למה לעבוד איתנו?
חברה ותיקה בצמיחה מחודשת: אנו חברה עם ניסיון של למעלה מ-12 שנים, שנמצאת כעת בשלב מרגש של בנייה מחדש. תוכל/י ליהנות מהיציבות של מותג מבוסס עם האנרגיה של משהו חדש.
עבודה עם צוות בינלאומי: הצוות שלנו מגוון ובינלאומי, ותעבוד/י עם אורחים מכל רחבי העולם.
סביבה דינמית ומרגשת: אין רגע דל במשרד שלנו! האווירה מהירה, עם לקוחות, אורחים וספקים שמגיעים והולכים כל הזמן.
הזדמנויות להתפתחות מקצועית: כחברה קטנה ומתפתחת, יש לך הזדמנות לצמוח ולפתח את התפקיד שלך בהתאם לכישורים ולתחומי העניין שלך.
שילוב עבודה מהמשרד ומהבית:
במהלך החודשים הראשונים, העבודה תהיה מהמשרד בלבד כדי לאפשר הכשרה והתאקלמות. לאחר ספטמבר, אנו פתוחים לשקול מעבר למודל עבודה גמיש יותר, כולל אפשרות לעבודה מרחוק.
Executive Assistant & Office Administrator (with Guest Relations Focus)
Location: Tel Aviv
About Us:
We are a well-established short-term rental agency with over 12 years of experience managing high-end apartments for clients from all over the world. After a few difficult years navigating the challenges of COVID and the recent war, our company is now growing again. We are rebuilding our team with motivated, hardworking, and dedicated people to help us offer the best service possible.
As a small, dynamic company, we are looking for someone who thrives in a fast-paced environment and is eager to contribute to our continued growth and success. The role is ideal for a hardworking individual who is ready to go above and beyond.

אחריות מנהלית לפעילות השוטפת של לשכת הדקאן, כולל: מתן שירותי מזכירות לדקאן הפקולטה. ריכוז אדמיניסטרטיבי של ישיבות מועצת פקולטה, ראשי בתי ספר והוועדות השונות, לרבות רישום פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות. ריכוז הטיפול בקרנות, מלגות, פרסים, קתדראות ומכונים. ריכוז נתונים, הכנת דוחות ומצגות, לרבות ניהול מידע וארגונו. ארגון הטקסים האקדמיים של הפקולטה. קשר שוטף עם בתי הספר בפקולטה ועם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית. ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיות הדקאן וראשת המינהל וככל שיידרש.

מזכירת אגף תרבות בתל אביב תהיה אחראית על ניהול המשרד, תיאום פגישות, ניהול יומנים, והכנת מסמכים. התפקיד כולל גם תמיכה בארגון פעילויות תרבותיות, הכנת חומרים פרסומיים, והתקשרות עם ספקים ולקוחות. המזכירה תעבוד בשיתוף פעולה עם צוותים שונים ותסייע במעקב אחר תקציבים ופעילויות. המועמד/ת המתאים/ה יהיה/תהיה בעל/ת יכולת עבודה עצמאית, יכולת ניהול זמן מצוינת, ותשומת לב לפרטים. בנוסף, המזכירה תצטרך להיות בעלת יחסי אנוש טובים ולדעת לנהל שיחות עם מגוון רחב של אנשים. התפקיד מצריך גישה שירותית ויכולת עבודה בסביבה דינמית.